Es gibt so viele Gründe, warum ein Archiv eine wirklich gute und sinnvolle Anschaffung ist. In Ihrem Unternehmen kommen jeden Tag Fluten an Informationen auf Sie zu: Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Emails, Projekte und vieles mehr – da können Sie etwas Entlastung wirklich gut brauchen. inoxisionARCHIVE spart Zeit und damit bares Geld und kann Ihnen dabei helfen, Unternehmens-Prozesse zu optimieren. Ihr inoxisionARCHIVE unterstützt Sie gezielt dabei.
Auszug der Mehrwerte für Unternehmen – Beispiele
Ich werde Ihnen in den nächsten Zeilen erläutern, was genau inoxisionARCHIVE für Sie tun kann, anhand von verschiedenen Beispielen.
Schon kleine 1-Mann-Betreibe Profitieren von einem Archiv
Herr Sommer ist Handwerker und er hat aktuell mehrere Projekte gleichzeitig laufen – Fast täglich schreiben ihm seine Auftraggeber E-Mails oder er macht Zeichnungen und Pläne für das jeweilige Projekt, erstellt und erhält Rechnungen, da kann Herr Sommer sehr schnell die Übersicht verlieren.
Mit inoxisionARCHIVE passiert ihm das nicht – Da seine E-Mails, Bilder, Dokumente u. s. w. zentral in seinem Archiv gespeichert sind, findet er jede Information die er braucht, schnell und unkompliziert wieder. Zusätzlich hat er die Möglichkeit z. B. Projekt-Mappen zu erstellen – Damit findet er alle notwendigen Informationen zu einem Projekt zusammen an einem Ablageort – mit dem Modul inoxisionDRIVE hat er zusätzlich die Möglichkeit sich sein Archiv in seinem Explorer in der gewohnten Baumstruktur anzeigen zu lassen. Also kann er sich in Zukunft immer, wenn Ihn ein Kunde anruft, gleich die Projekt-Mappe zu diesem öffnen und findet alle Infos auf einmal wieder.
Nicht nur, dass Ihre Unterlagen aufgeräumt sind – Sie können Ihren Dokumenten „Aufgaben“ geben, wie unterschrieben oder freigegeben – inoxisionARCHIVE bietet die Lösung:
Firma Wolke hat 50 Mitarbeiter. Wenn eine Rechnung reinkommt muss diese, bevor sie bei Frau Bauer in der Buchhaltung landet, erst noch vom Geschäftsführer Herrn Maier freigegeben werden. Mit dem entsprechenden Workflow-Task macht inoxisionARCHIVE genau das: die Rechnung wird erkannt und Herr Maier wird benachrichtigt. Dieser erteilt die Freigabe und Frau Bauer erhält eine E-Mail mit der Info, dass die Rechnung freigegeben wurde und kann den Betrag überweisen.
Zusätzlich hat die Firma viele Rückläuferbelege, wie zum Beispiel das Angebot von Herrn Luft, dass unterschrieben wieder zurück in die Firma kommt. Anhand des bei Erstellung beigefügten QR-Codes, kann der Beleg Problemlos dem Kunden Herrn Luft im Archiv zugeordnet werden.
Auch bei der Bewältigung der Informationsflut hilft Ihnen inoxisionARCHIVE
Firma Herbst hat 100 Mitarbeiter und erhält täglich Rechnungen und Lieferscheine von mehreren festen Lieferanten. Früher hat Frau Zapf jedes Dokument einzeln gescannt – benannt – in den entsprechenden Ordner geschoben – das hat täglich sehr viel wertvolle Zeit gekostet. Doch nun kann sie Ihre Zeit effektiver nutzen, denn mit der inoxisionARCHIVE Stapelverarbeitung kann man wiederkehrende Belege vollautomatisch archivieren. Wenn einmalig eine Maske zu dem entsprechenden Beleg erstellt wurde, wird der Beleg in Zukunft immer automatisch erkannt – automatisch verschlagwortet und archiviert.
Da sich einige Rechnungen ansammeln, ist Frau Zapf schon mal die ein oder andere Rechnung liegen geblieben. Seit Sie inoxisionARCHIVE nutzt, wird sie durch den eingestellten Workflow automatisch benachrichtigt, wenn eine Rechnung länger als 3 Tage nicht bearbeitet wurde.
Recherche leicht gemacht
Herr Simon hat heute einen wichtigen Termin, aber er weiß einfach nicht mehr den Namen seines Ansprechpartners – er weiß nur noch, dass Sie per E-Mail sich über ein rotes Auto ausgetauscht haben. Da inoxisionARCHIVE die Emails per OCR-Erkennung ausliest und archiviert, muss Herr Simon nur noch „rotes Auto“ in die Volltextsuche eingeben und schon sieht er, dass er mit Herrn Heinz den Termin heute hat.
Zurück von seinem Termin, hat Herr Simon die Bestellung auch in der Tasche: Herr Heinz wünscht den selben Teppich, den er 2017 schon bestellt hat. Herr Heinz hatte leider keine Bestellnummer oder ähnliches mehr, aber das ist für inoxisionARCHIVE und somit für Herrn Simon auch kein Thema! Er hat eine Suchmaske mit der zielgenau den Zeitraum und die Rechnungsart suchen kann – und siehe da, in sekundenschnelle hat er die Bestellung von 2017 gefunden!
Diese Zeilen sind nur ein Auszug der Möglichkeiten, die inoxisionARCHIVE bietet und wie wir Ihnen Ihren Berufsalltag erleichtern können. Lassen Sie Ihr Archiv auf Ihre Bedürfnisse „zuschneidern“!