Was ist der Unterschied von einem Dokumentenmanagement-System zu einem Archiv?
Es ist ganz einfach erklärt: In einem Archiv werden Ihre E-Mails und Dokumente endgültig gespeichert und werden nicht mehr verändert, es wird zur Ablage und Recherche genutzt. Ein Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) hingegen lässt Ihre Dokumente „leben“ – Sie können Sie weiter bearbeiten und teilen. In Ihrem inoxisionARCHIVE kommt diese Freiheit im Form des DMS-Modules.
Lassen Sie Ihre Dokumente leben!
Sie haben mit inoxisionARCHIVE und dem DMS- Modul die Möglichkeit Ihre archivierten Dokumente immer weiter zu bearbeiten. Dazu wird im Archiv nach jeder Bearbeitung eine neue Version des Dokuments gespeichert. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Ihr Archiv revisionssicher bleibt, sondern Sie auch die Vorgänger-Versionen wieder einsehen können. (Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie eine Änderung nachvollziehen wollen.) Sie können mit dem DMS-Modul aber auch nicht revisionssichere Archive anlegen, in welchen Sie Dokumente löschen und ohne Versionierung ändern können.
Teamarbeit – kommen Sie sich nicht ins Gehege
Sie wollen ein Dokument bearbeiten – doch was ist wenn Ihr Kollege schon dabei ist es zu bearbeiten? – Das ist einfach gelöst, das inoxisionARCHIVE DMS-Modul checkt das Dokument aus, wenn es Bearbeitet wird und kann im Zeitraum der Bearbeitung nicht versehentlich von einem Kollegen zusätzlich bearbeitet werden. Sind Sie fertig mit der Bearbeitung wird das Dokument einfach wieder eingecheckt.
Microsoft ® Office Integration
Ein weiterer Bestandteil von inoxisionARCHIVE DMS-Modul ist die Microsoft-Office-Integration. Damit haben Sie direkten Zugriff auf Ihre Archivfunktionen direkt aus Word, Excel, Powerpoint oder Visio. Laden und archivieren Sie direkt aus Ihrer Office-Anwendung und nutzen Sie die ideal auf die Anforderungen im DMS-Umfeld abgestimmte Funktionalität.